Ort: Leipzig

 

Assistenz der Verwaltung

Die Fraunhofer-Gesellschaft (www.fraunhofer.de) betreibt in Deutschland derzeit 76 Institute und Forschungs­einrichtungen und ist eine der führenden Organisationen für anwendungsorientierte Forschung. Rund 32 000 Mitarbeitende erarbeiten das jährliche Forschungsvolumen von 3,4 Milliarden Euro.

 

Das Fraunhofer ISI ist ein weltweit anerkanntes Exzellenzzentrum der Innovations- und Systemforschung. Durch die unterschiedlichen Schwerpunkte unserer neun Abteilungen sowie unserem Joint Innovation Hub bearbeiten wir zentrale Fragestellungen der Innovationsdynamik und Systemtransformation interdisziplinär und aus einer ganz­heitlichen Perspektive.

 

Als Assistenz unserer Verwaltung sind Sie verantwortlich für das Sekretariat am Standort Leipzig und übernehmen die umfassende Unterstützung der Verwaltungsdirektion bei den vielfältigen operativen, organisatorischen und administrativen Aufgaben im Tagesgeschäft und betreuen zudem den Empfang für den Standort Leipzig.

 

Sie wollen Teil unseres Teams Service & Administration werden?
Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!

Was Sie bei uns tun

• Sie führen und organisieren das Sekretariat unserer Abteilung "Service & Administration" und wickeln die Korres­pondenz unseres Termin-, Dienstreise- und Veranstaltungsmanagement ab in Zusammenarbeit mit unserer Assistenz am Standort Karlsruhe.
• Zudem nehmen Sie an unserem Empfang Telefongespräche aus dem In- und Ausland an und leiten diese weiter. Des Weiteren gehört die Betreuung/Weiterleitung von Besucher*innen ebenso zu Ihren Aufgaben wie die Koor­di­nation des Bereichs Facility Management am Standort Leipzig.
• Sie bearbeiten die Eingangs- und Ausgangspost, inkl. der Wareneingangsbuchung in SAP bei Paketlieferungen. Darüber hinaus unterstützen Sie bei administrativen Tätigkeiten der Abteilung Service & Administration, z.B. bei der Büromaterialbestellung oder der Mitwirkung in der Gestaltung von Intranetseiten für den Bereich Service & Administration.
• Sie unterstützen die einzelnen Gruppenleitungen der Abteilung bei bestimmten organisatorischen Themen und betreuen die studentischen Angestellten für den Empfangsbereich am Standort Leipzig.
• Außerdem organisieren Sie Besprechungen (inkl. Vor- und Nachbereitung) aller relevanten Unterlagen und erstel­len/pflegen Präsentationen und Berichte.

Was Sie mitbringen

• Sie verfügen über eine qualifizierte kaufmännische oder verwaltungstechnische Ausbildung mit Abschluss, vorzugsweise im Bereich Büromanagement/Assistenz/Sekretariat.
• Dazu haben Sie Berufspraxis in Assistenztätigkeiten. Erfahrung mit SAP sind wünschenswert und Erfahrungen mit MS-Office-Anwendungen werden vorausgesetzt.
• Ihre schriftliche und mündliche Sprachkompetenz in Deutsch ist hervorragend, Ihre Englischkenntnisse sind mindestens gut.
• Sie sind eine offene, freundliche und belastbare Persönlichkeit, haben ein sicheres und gewandtes Auftreten und überzeugen mit einem hohen Maß an Eigenverantwortlichkeit, Zuverlässigkeit und Diskretion.
• Sie arbeiten selbstständig und teamorientiert, können effizient und effektiv organisieren und kommunizieren.

Was Sie erwarten können

• Sinnstiftende Tätigkeiten: Spannende und vielfältige Aufgaben an der Schnittstelle von Wissenschaft, Politik und Wirtschaft, Mitgestaltung der Zukunft durch Forschung zu den großen Herausforderungen unserer Zeit
• Weiterentwicklung und Aktive Karriereplanung: Verantwortungsvolle Aufgaben, Raum für eigene Ideen und per­sön­liche sowie fachliche Weiterentwicklung durch zielgerichtete Fortbildungsmaßnahmen und Karriere­pro­gram­me, gezielte Schulungen und Trainings 
• Familienfreundlichkeit: Ausgewogene Work-Life-Balance, Angebote im Bereich Kindernotbetreuung sowie Homecare/Eldercare
• 39 Std./Woche (Vollzeit) und 30 Tage Urlaub
• Teamarbeit: Selbstständiges Arbeiten in motivierten Teams an anspruchsvollen Projekten innerhalb eines inter­disziplinären Umfelds, abteilungsübergreifende Zusammenarbeit sowie ein familiäres Miteinander
• Chancengleichheit: Wir leben Diversity und setzen daher möglichst auf ausgewogene Teams mit unter­schied­lichen Geschlechtern, Altersstufen, Kulturen und Fachrichtungen
• Top Ausstattung: Neueste funktionsgerechte Technik an unseren Standorten, Barrierefreiheit vor Ort, Bereit­stellung von Hardware für mobiles Arbeiten
• Benefits/weitere Vorteile und Zusatzleistungen: Eine Vergütung in Anlehnung an den TVöD Bund einschließlich der im öffentlichen Dienst üblichen Sozialleistungen sowie zahlreiche Sport- und Gesundheitsangebote, Deutsch­land Ticket (Jobticket), Corporate Benefits, betriebliche Altersvorsorge (VBL)

 

Wir wertschätzen und fördern die Vielfalt der Kompetenzen unserer Mitarbeitenden und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Alter, Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Welt­anschauung, Behinderung sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.

 

Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet. Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 39 Stunden. Die Stelle kann auch in Teilzeit besetzt werden. Anstellung, Vergütung und Sozialleistungen basieren auf dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD). Zusätzlich kann Fraunhofer leistungs- und erfolgsabhängige variable Vergütungs­bestandteile gewähren.

 

Mit ihrer Fokussierung auf zukunftsrelevante Schlüsseltechnologien sowie auf die Verwertung der Ergebnisse in Wirtschaft und Industrie spielt die Fraunhofer-Gesellschaft eine zentrale Rolle im Innovationsprozess. Als Weg­weiser und Impulsgeber für innovative Entwicklungen und wissenschaftliche Exzellenz wirkt sie mit an der Gestal­tung unserer Gesellschaft und unserer Zukunft.

 

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich jetzt online mit Ihren aussagekräftigen Bewerbungs­unterlagen. Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen!

 

Fraunhofer-Institut für System- und Innovationsforschung ISI
www.isi.fraunhofer.de

 

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